Appuntamento con me stessa
Se non ti prendi il tuo tempo, se lo prenderanno gli altri.
Ogni terza domenica del mese, Incipit parla di tempo. Perché Il tempo è il vero denaro e, difatti, usiamo le stesse parole per parlare di entrambi. Sprecare, impiegare, risparmiare, investire. Ne ho scritto qualche newsletter fa, se te la sei persa la trovi nell’archivio.
Si chiama “Il tempo e il denaro”.
La newsletter di oggi è stata scritta venerdì 17 tra le 11.00 e le 13.00. Nel blocco di tempo che ho inserito in agenda per dedicarmi a fare questo, ed esattamente questo,
Scrivere la newsletter fa parte delle cose importanti ma non urgenti della mia vita e proprio per questo è facile che lo spazio fisico e mentale che le dedico venga occupato da altro. Per capire meglio il concetto, ti consiglio di leggere la newsletter del 21 aprile sulla Matrice di Eisenhower.
Dicevamo: prendo appuntamento con me stessa e declino qualsiasi cosa non sia urgente, veramente urgente. Non rispondo a mail e telefonate nelle due ore che mi servono per scrivere e nei giorni precedenti, se qualcuno mi propone un meeting o qualsiasi altra cosa si sovrapponga al mio appuntamento con me stessa, rifiuto.
Si chiama Time Blocking, la banalissima arte di bloccare alcune ore della propria agenda per “fare cose” concentrandosi veramente.
Se stai pensando che sia utile solo ai freelance che “possono disporre liberamente del proprio tempo” (LOL, no) ti sbagli.
Il time blocking è utile specialmente in contesti in cui il tuo tempo è conteso da più persone. Cioè se lavori da dipendente.
Quante volte hai aperto il calendar del lavoro per scoprire che avevi la giornata piena di riunioni, nessuna delle quali convocata da te?
Il punto del time blocking è prendersi il proprio tempo prima che lo prendano gli altri.
Perché lo prenderanno, oh se lo prenderanno e se non metti dei paletti ti ritrovi in pausa pranzo a mangiare orridi tramezzini per fare una riunione che poteva essere una mail.
Il time blocking multilivello, ossia come lo faccio io
Livello 1 - prendi appuntamento per gli appuntamenti
Scegli un giorno e un’ora da dedicare alla pianificazione della settimana.
Io lo faccio venerdì pomeriggio. Ogni venerdì dopo pranzo, dalle 14 alle 15 pianifico la settimana successiva.
Scegli un giorno e un’ora funzionali per te e crea una riunione ricorrente che si ripete all’infinito nel tuo calendar.
Livello 2 - stabilisci brevi appuntamenti ricorrenti
Questa tipologia di blocchi dura massimo 30 minuti. Nel mio vecchio posto di lavoro, avevo mandato degli inviti al mio team di 30 minuti ogni mattina, dalle 9,30 alle 10,00 per permettere alle persone di impiegare quel tempo come desideravano. Rispondere alle mail? Prendere un caffè? Non mi interessava. Lo scopo di quei 30 minuti era di dare aria alla giornata del team.
Ogni settimana fisso 30 minuti al giorno per “sbrigare cose”. Qui entrano tutte le cose che possono essere fatte in 2 minuti di orologio. Il bonifico per i pasti della scuola di mio figlio, caricare la lavatrice, rispondere alle mail che non necessitano di risposte articolate, in sostanza tutte quelle cose che il nostro cervello cataloga come “poi le faccio”. Falle e basta.
Step 3 - Pianifica di settimana in settimana
Al primo posto, le cose importanti e non urgenti. Nel mio caso, scrivere la newsletter e le sessioni di studio per il master. Queste sono le cosiddette sessioni di “deep work” durante le quali non sono ammesse distrazioni.
In questa categoria, per fare qualche esempio, rientrano anche le 30 slide di progetto che devi fare/leggere/revisionare e la formazione aziendale obbligatoria (ciao, corso sulla sicurezza sul lavoro).
Al secondo posto, le contingenze.
È importante non cedere alla tentazione di iperpianificare, perché un calendario troppo pieno diventa inevitabilmente un calendario da stravolgere in continuazione per incastrare i nostri impegni con quelli altrui.
I conti con la realtà
Fila sempre tutto liscio? Riesco a rispettare gli appuntamenti con me stessa al 100%? Ovviamente no. Ma avere ua traccia da visualizzare mi aiuta molto più di una to do list infinita senza priorità. Provare per credere.
Anzi, fai una prova. Appena finisci di leggere questa newsletter, apri il tuo calendar o la tua agenda e prenditi appuntamento. Un’ora per pianificare la prossima settimana. E fammi sapere come va.
Incipit della settimana
Holmes, Come uccidere il tuo capo, Einaudi (R)
Per chi sta pensando che il time blocking non potrà mai funzionare perché ha un capo terribile e tirannico che monopolizza la sua agenda. Ovviamente SI SCHERZA!!!!!!!!!!!
Un romanzo divertente e ironico che parla di una specie di Hogwarts per aspiranti assassini. Il protagonista vuole far fuori il suo capo arrogante, imbroglione, molestatore e sprezzante della sicurezza degli aerei che la sua azienda costruisce. Fallisce e si ritrova, suo malgrado, iscritto a questa pazza accademia.
52-week challenge
Hai fatto i conti? Con i 17 euro di oggi, siamo arrivati a 482 euro risparmiati insieme.
Bella questa newsletter che ho incrociato per caso, ho scoperto che il concetto di "Time Blocking" era stato codificato dopo che io lo impiegavo per me stessa da anni, e la cosa mi ha fatto sentire molto bene :) Una cosa che ho imparato a fare piuttosto di recente è anche inserire "buffer time" tra un impegno e l'altro, soprattutto quando sono cognitivamente impegnativi.
Fino a qualche mese fa gestivo l'agenda del Group CEO di un gruppo bancario e, per forza di cose, quando possibile riservavo a lui in agenda "spazio per lavorare". Da gennaio ho cambiato ruolo e ora quello spazio per lavorare lo riservo a me stessa; mi metto su Teams in modalità focusing riservando dello spazio e lì smaltisco arretrati, lettura e risposta email, presentazioni da preparare, ecc. Riservarsi del tempo evitando l'assalto da parte dei colleghi è una boccata d'aria per sopravvivere!