Importante, ma non urgente

Ed è per questo che dovresti leggere la newsletter di oggi.

Da questa domenica, ogni terza domenica del mese, incipit parlerà di tempo. Perché Il tempo è il vero denaro e, difatti, usiamo le stesse parole per parlare di entrambi. Sprecare, impiegare, risparmiare, investire. Ne ho scritto qualche newsletter fa, se te la sei persa la trovi nell’archivio. Si chiama “Il tempo e il denaro”.

Ci ho messo un po’ a capire che fare to-do list era l’ennesimo modo per convincermi di stare facendo qualcosa anziché farla sul serio. Per molto tempo, però, le to-do list mi hanno aiutata a tenere tutto insieme.

Dal 2018 al 2021 circa sono stata una grande sostenitrice del bullet journal, un’agenda autocostruita che funziona per bullet point “a cascata”. Nella prima pagina si inseriscono gli obiettivi dell’anno, nelle quattro o cinque successive dei sistemi per tracciarne il progresso.
Altre quattro pagine sono dedicate all’intera panoramica dell’anno, un trimestre per pagina: qui si segnano le scadenze a lungo termine, le ferie, i check-up medici.

Si va avanti mese per mese, settimana per settimana, riportando le cose da fare, segnando, spostando, finché quel bullet point non ti prende per sfinimento.

Porta un grande dispendio di tempo ma lo trovo uno strumento utile se combatti quotidianamente con la procrastinazione. Trovi online infiniti tutorial su come farne uno, se la cosa ti interessa.

Il problema del bullet journal e delle liste in generale è che non sono strumenti strategici. Sono tattici, ossia a breve termine, contingenti.

Non gestiscono il tuo tempo, ma lo fotografano, senza darti priorità. E così buttare la spazzatura ha lo stesso peso di pagare l’assicurazione dell’auto.

Approccio strategico alla gestione del tempo

La vera sfida non è gestire il tempo ma gestire noi stessi. (Covey)

Devo ammettere che non sempre ci riesco, anzi, fallisco il 60% delle volte, ma quando le cose filano, mi rendo conto che ho applicato un approccio strategico.

La parola strategia è una delle più abusate nel mondo del lavoro e, come avviene spesso in questi casi, ha perso il suo significato reale.

Un approccio strategico è qualcosa che ha un orizzonte temporale lungo, ha effetti significativi, permanenti o difficilmente reversibili.

Un approccio strategico alla gestione del tempo è qualcosa che funziona in maniera sostenibile potenzialmente per sempre, un approccio mentale più che pratico.

Nel mio caso, è stata la matrice di Eisenhower, che è anche la base della mia matrice del tempo della quale ti ho già parlato qui.

La matrice di Eisenhower

Immagina la matrice di Eisenhower come il tabellone di un gioco da tavolo, diviso in quattro quadranti. L’obiettivo è portare avanti le attività in alto a destra, perché sono quelle strategiche per la nostra vita.

Quadrante 1: Urgente e Importante – Azione: fallo adesso

Questo è il quadrante in cui tendiamo a mettere tutto. Errore fatale.
Se tutti puzzano, nessuno puzza. Se tutto è urgente, niente è urgente.

Questo è il territorio delle scadenze che non perdonano e delle crisi che devono essere gestite.
Urgente e importante: entro le 23.59 di oggi devo consegnare un esercizio per il master.

Quadrante 2: Importante ma Non Urgente – Azione: Pianifica

"Dovrei davvero fare “INSERIRE COSA CHE STAI RIMANDANDO”.

Sono attività importanti che non hanno una scadenza imminente ma che sono cruciali per i tuoi obiettivi a lungo termine. Sono attività che inspiegabilmente decidiamo di rimandare leggendo newsletter su come non rimandare le cose, finché non si trasformano in urgenti e importanti.

Importante ma non urgente: prenotare la visita annuale dei nei.

Quadrante 3: Urgente ma Non Importante – Azione: Delega

Spesso la mancanza di pianificazione degli altri si trasforma in un’emergenza per noi. Un collega o un familiare, ad esempio. Sono le cose che, per sfinimento, facciamo noi perché “faccio prima a farlo che a spiegarlo”. Richiede molto lavoro su se stessi ed è forse la cosa più strategica di questa matrice. Imparare a delegare. Lo riscrivo, così ci pensi bene.

Urgente, ma non importante: se non cucini tu si mangia solo pasta in bianco? Assaggia bene, vedrai che non è poi così male. L’ingrediente segreto si chiama “almeno non ci ho dovuto pensare io”.

Quadrante 4: Né Urgente Né Importante – Azione: non lo fare

Questo è il quadrante più dibattuto di tutti. Guardare una serie tv è l’esempio classico che verrebbe fatto a Porta a Porta da 7 uomini in cravatta (no scusa, mi sto confondendo con un’altra cosa). Per me, guardare una serie tv nuova di cui tutti parlano è importante ma non urgente, perché ha a che fare con il mio lavoro.

Tra le cose non urgenti e non importanti per me ci sono dibattere con sconosciuti sui social e dire la mia opinione sui fatti del giorno, leggere post di reddit di cui non mi importa nulla. Realizzato questo, ho dimezzato il tempo passato al telefono. Ed è il motivo per cui sono molto meno online del passato.

To be continued…

La matrice di Eisenhower non è l’ennesimo quadretto da appendere al muro pensando di aver fatto qualcosa solo perché l’abbiamo scritto. All’interno di ogni quadrante possiamo applicare varie tecniche. Ma te le dico il mese prossimo, sono concetti importanti, ma non urgenti.

Incipit della settimana

Covey, Le 7 regole per avere successo, edito da Franco Angeli.

La traduzione italiana del titolo “7 habits of highly effective people” è un po’ tremenda, lo ammetto. E anche alcuni passaggi di questo libro, che ha ormai 40 anni, sono un po’ troppo “americani” per i miei gusti. Ma è il libro di “autogestione” migliore sulla piazza, a detta di persone che hanno avuto successo in molti campi, dallo sport all’imprenditoria. È un manuale strategico di gestione personale, con applicazioni nella vita sia lavorativa sia privata. Da prendere con le pinze, ma da prendere. Se lo trovi di seconda mano o in offerta su kindle, dagli una chance.

52 week challenge

Oggi esce il 31 senza alcuna ragione.